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Excel 2010: Créer et personnaliser des filtres de tri
Excel 2010: Créer et personnaliser des filtres de tri

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chowtime on Thursday, February 13, 2014  reviews [0]

Les outils de filtrage d’Excel 2010 se laissent plus facilement maîtriser que dans les versions précédentes. Si la commande Filtrer n’a pas fondamentalement changé, le bouton Avancé rend possibles des personnalisations plus fines qui font d’Excel plus qu’un simple tableur: un véritable  gestionnaire de bases  de données d’appoint. Si vous êtes  frileux à l’idée d’utiliser Access 2010, sachez que pour les usages courants Excel 2010 fera parfaitement l’affaire..

1/      excel147Pour utiliser la commande Filtrer, il n’est pas nécessaire de sélectionner une plage de cellules. Cliquez sur le bouton Filtrer, disponible sous la section Trier et Filtrer de l’onglet Données.

2/   Si vous n’êtes pas attentif, vous pensez que rien ne s’est produit. C’est une erreur. Portez votre attention à la première  ligne de chaque  colonne. Vous constatez  alors la présence  d’un bouton gris mettant en scène une flèche orientée  vers le bas. Chaque colonne est devenue en quelque sorte une liste déroulante qui contient un certain nombre d’outils de tri et de filtre des données.

Excel 2010

3/   Lorsque vous cliquez sur ce bouton pour dérouler  la liste, vous pouvez d’un clic classer les données, mais aussi n’en afficher qu’une partie. Par exemple, dans une liste de contacts, vous pouvez exiger qu’Excel n’affiche que les noms des personnes dont l’initiale est la lettre B. Cliquez sur la liste déroulante Noms (dans notre exemple la colonne B). dans cette liste, cliquez sur l’intitulé Filtres textuels pour faire apparaître  le volet additionnel. dans ce volet, cliquez sur Commence par..

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4/   Vous venez ainsi de demander l’affichage de la fenêtre Filtre automatique personnalisé. dans le champ Nom, saisissez B et cliquez sur le bouton oK pour valider. Notez une nouvelle fois que vous pouvez multiplier les filtres associés à votre convenance et exploiter les opérations booléennes ET/oU pour ajouter ou exclure des critères de filtres..

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5/   Le filtre automatique personnalisé que vous venez de mettre en place n’affiche plus dès lors que les contacts qui correspondent à votre requête. Si dans notre exemple, qui comprend environ une cinquantaine de contacts, une telle possibilité peut sembler anecdotique, imaginez l’intérêt lorsque vous gérez le fichier client d’une entreprise ou une dVdthèque composée de plusieurs centaines, voire milliers, de titres…

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Les filtres textuels peuvent s’appliquer sur l’initiale du critère mais aussi sur une chaîne de caractères (un mot ou une phrase), sur une lettre finale, etc. N’hésitez pas à explorer les différentes possibilités. L’essentiel consiste surtout à pouvoir isoler la donnée qu’il vous faut au moment où il vous la faut.

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Si les données que vous souhaitez filtrer sont des données chiffrées, le principe est exactement le même. dans le volet additionnel, vous trouveriez les critères de filtres numériques suivants.

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Dans la section Filtrer et trier, cliquez sur le bouton Avancé. Vous ouvrez ainsi la fenêtre Filtre avancé. Son fonctionnement est moins visuel, mais il est très précis. Sélectionnez la plage de données à filtrer. dans le champ  Zone de critère, cliquez sur la cellule qui va conditionner le filtre (la ville, par exemple). Cochez le bouton radio Filtrer sur place ou Copier vers un autre emplacement (les données seront alors envoyées vers un autre tableau, par exemple). Validez par oK.

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La clé d’une utilisation réussie de ces outils passe avant tout par votre niveau d’exigence. Pour exploiter vos données, il faut que vous maîtrisiez intellectuellement la structure du tableau. Si vous confiez à Excel 2010 les critères les plus fins et les mieux associés, il saura mettre en exergue l’information convoitée. C’est sans le moindre doute  l’une des tâches les plus importantes que l’on puisse effectuer au sein d’une feuille de calcul, non pas à cause de sa complexité, mais du fait de la récurrence  de la fonction. dans le milieu professionnel, que vous recherchiez une facture, une note de frais, un client dans un fichier de prospect ou quoi que ce soit, les filtres sont un outil à privilégier absolument pour optimiser votre productivité..

                 
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